¿QUÉ ES UNA APOSTILLA?
La apostilla es una certificación en papel que sirve para validar las firmas de notarios públicos en documentos que deban surtir efectos legales en otros países. Esta certificación solo es válida en países que hacen parte del Convenio de la Haya; para los países que no hacen parte de dicho Convenio, esta certificación recibe el nombre de legalización.
Si necesita más información acerca de estos procesos, visite la página del MinRelaciones.
La apostilla para documentos traducidos en Colombia está dispuesta en una serie de pasos para certificar la autenticidad de la firma del servidor público, que prestó sus servicios notariales para acreditar dicho documento. También debe llevar la firma del traductor oficial que realizó la traducción. Estos profesionales lingüísticos pueden prestar dicho servicio porque son reconocidos por la Ministerio de Relaciones Exteriores.
Si necesita apostillar algún documento que tiene una traducción oficial adjunta, aquí podrá encontrar los pasos a seguir para realizar este procedimiento:
APROBACIÓN DE LA SOLICITUD DE APOSTILLA
la traducción oficial de su documento se debe llevar a la notaría donde se encuentra registrada la firma del tradcutor para que esta sea autenticada, pues no se emitirá la apostilla si la afirma de este no ha sido verificada por un funcionario público.
Cuando se obtiene dicha verificación, se deberá solicitar en la notaría de manera presencial, un código alfanumérico de 21 caracteres, que estará asociado a la respectiva solicitud de la apostilla; para solicitarlo, será necesario indicar el nombre completo y el número de identificación del solicitante, junto con el pago y una dirección de correo electrónico a la cual se le enviará el código. Esta solicitud del código puede tomar de dos a tres días hábiles.
Justo después de obtener el código, podrá acceder al sitio web de la Superintendencia de Notariado y Registro para verificar que el documento esté escaneado correctamente y que los datos del solicitante y del propietario del documento son correctos.
Luego, para iniciar la solicitud de aprobación de la apostilla, será necesario ingresar al portal virtual del Ministerio de Relaciones Exteriores; una vez allí, en menú “Tipo de documento” se debe seleccionar la opción “Documentos electrónicos con firma digital”. Seguidamente, en el menú “Documento o entidad” seleccionar la opción de “Documentos firmados en notarías colombianas“.
Estando en esa sección, debe proporcionar el código alfanumérico que obtuvo de la notaría y el país para el cual se emite la apostilla. La plataforma le pedirá que vuelva a verificar los datos del solicitante y el titular del documento para corroborar su exactitud.
Dicho proceso de verificación suele tener una duración de tres días hábiles, pero si la plataforma presenta inconvenientes tecnológicos o de otra índole, este plazo se podría prolongar.
EL PROCESO DE APOSTILLA
Una vez que se supera el proceso de aprobación, se debe realizar el pago de la apostilla (si desea conocer el costo de la apostilla y los posibles métodos de pago puede visitar el siguiente enlace). Cuando el pago ha sido exitoso, el tiempo de espera para la expedición puede tardar hasta cinco días hábiles. Existe la posibilidad de que la solicitud sea rechazada si el procedimiento que se describió anteriormente no se realiza de manera oportuna y expedita. En el siguiente párrafo le explicamos la razón:
¿SABÍA QUE…?
Cada notaría tiene más de un notario registrado ante la Superintendencia de Notariado y Registro, la disposición del notario como de su firma electrónica puede cambiar de un día a otro. El proceso puede suspenderse si la firma del notario que autentica un documento en la notaría un día determinado, es distinta de la firma electrónica que está registrada en la misma notaría en un día diferente. En ese caso, como las firmas no coinciden, la solicitud será declinada automáticamente.
Para evitarse retrasos, filas extensas, tiempos de espera, y posibles dolores de cabeza, es recomendable usar la ayuda que prestan los expertos en el tema. De esta manera, garantizará que la traducción oficial que necesita, esté lista en el momento justo.
Autor: Paula Forero
