¿Necesita apostillar un registro civil, su diploma o antecedentes penales? Aquí encontrará toda la información que necesita para apostillar sus documentos.
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- Qué es una apostilla y para qué sirve
- Dónde apostillar un documento en Colombia
- Cuánto tiempo se demora el trámite de apostilla
- Qué documentos se deben apostillar
- Cómo solicitar una apostilla
- Requisitos para apostillar un documento
- ¿Cuánto cuesta apostillar documentos en Colombia?
- ¿Dónde apostillar documentos de Venezuela u otro país?
- ¿Qué se realiza primero, la traducción o la apostilla del documento?
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Qué es una apostilla y para qué sirve
La apostilla (o apostille) es un método que sirve para verificar la autenticidad de documentos con el fin de que tengan validez en otro país.
De acuerdo con el sitio web del Ministerio de Relaciones Exteriores (también conocido como Cancillería), apostillar documentos es un proceso que consiste en “certificar la autenticidad de la firma de un servidor público en ejercicio de sus funciones y la calidad en que el signatario haya actuado, la cual deberá estar registrada ante el Ministerio de Relaciones Exteriores”.
Físicamente, la apostilla es una hoja con un sello emitido por dicho Ministerio que se agrega a los documentos originales (o a su copia auténtica).
El proceso de la apostilla aplica para países que hacen parte del Convenio de la Haya, como Alemania, Brasil, China, Estados Unidos, Francia e Italia (consulte la lista completa de países).
Si el país de destino de sus documentos no hace parte de la lista de países del Convenio de la Haya, como Canadá, entonces es posible que requiera una legalización. El trámite en ambos casos es el mismo.
Lo anterior quiere decir que, si es un estudiante colombiano que está aplicando para una beca en Estados Unidos y la universidad le solicita su diploma, certificados de notas y otros documentos, debe traducirlos y apostillarlos para que tengan validez en dicho país, pero si aplica para una universidad en Canadá, entonces debe legalizarlos.
Dónde apostillar un documento en Colombia
La única forma de realizar este trámite es por internet a través del sitio web del Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia; dicho Ministerio es la autoridad competente para expedir la apostilla y la legalización de documentos. Antes el proceso se podía realizar presencialmente en la oficina del Ministerio, pero desde el 1 de julio del 2016, todo el trámite se hace de forma virtual.
A través de este servicio puede realizar la solicitud del trámite que desea, adjuntar los documentos y realizar el pago; posteriormente recibirá en su correo electrónico la apostilla o legalización de su documento.
Puede realizar la solicitud de la apostilla cualquier día de la semana y a cualquier hora.
Cuánto tiempo se demora el trámite de apostilla
De acuerdo con el sitio web de la Cancillería, la respuesta a la solicitud de apostilla puede tomar máximo 3 días.
Qué documentos se deben apostillar
Entre los documentos que normalmente requieren apostilla se encuentran documentos de carácter civil, de educación, de carácter religioso y otros. A continuación, encuentra una lista de algunos de estos documentos:
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- Certificados de Estudio
- Diplomas
- Actas de grado
- Diplomas de honor
- Constancias de estudio
- Documentos expedidos por el ICFES
- Certificados y actas de grado del SENA
- Certificados médicos
- Historias clínicas
- Registro civil de nacimiento
- Registro civil de matrimonio
- Certificado de antecedentes judiciales
- Servicios públicos
- Pago de impuestos
- Documentos expedidos por Cámaras de Comercio
- Certificado de tradición y libertad
- Certificado de venta libre
- Certificado de Comercialización
- Certificado Exportación
Para ver la lista completa de documentos, haga clic aquí.
Cómo solicitar una apostilla
Siga estos pasos para solictar la apostilla de sus documentos:
1. Ingrese al sitio web de la Cancillería
2. En el menú principal, haga clic en la pestaña Trámites y servicios.
3. A continuación, en la lista que se despliega, haga clic en la opción Apostilla y legalización en línea.
apostilla y legalización en línea sitio web cancillería
4. Luego, haga clic en el banner que dice “Haga su apostilla o legalización desde su casa u oficina”.
banner apostilla y legalización en línea desde su casa u oficina
5. Se abrirá una nueva página, en la cual debe seleccionar el tipo de documento para el cual va a solicitar la apostilla; hay dos opciones:
a. Documentos digitalizados:
i. Documento con fines mercantiles o aduaneros
ii. Otros documentos (por ejemplo, registros civiles o diplomas)
b. Documentos electrónicos (por ejemplo, Certificado de antecedentes judiciales)
6. Acepte el tratamiento de datos y haga clic en Continuar
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7. Complete los datos que la página le solicite en las siguientes 5 secciones:
8. Tras finalizar todas las secciones debe esperar la respuesta a su trámite, la cual será notificada al correo que haya registrado; también puede conocer el estado del trámite en esta página.
9. Cuando reciba la respuesta al trámite revise los datos y proceda con el pago. Tenga en cuenta que el número de pago vence el mismo día.
Requisitos para apostillar un documento
Todos los documentos “deben contener nombre, cargo, entidad, fecha y firma manuscrita de un servidor público o de un particular en ejercicio de funciones públicas.” Dicha firma debe estar registrada ante el Ministerio de Relaciones Exteriores.
También existen requisitos técnicos:
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- Digitalizar el documento en su totalidad (la página completa o ambas caras)
- La digitalización de los documentos debe ser totalmente clara y legible, sin tachones
- Digitalizar cada documento en archivos separados (por ejemplo, el diploma en un archivo, el certificado de notas, en otro archivo; el acta de grado, en otro archivo)
- Los archivos enviados deben ser formato PDF
- Los archivos no deben superar los 11 MB de peso
- Puede cargar máximo 10 archivos
Si no cumple con alguno de los requisitos mencionados, su solicitud de apostilla podría ser rechazada.
Además de los requisitos generales ya mencionados para apostillar un documento, existen otros requisitos particulares por tipo de documento, por ejemplo:
| Documentos | Requisitos |
| Registros civiles expedidos por Notarias | Fiel copia tomada del original que reposa en el archivo de la notaría en donde se efectuó el registro o el respectivo aval del notario. |
| Documentos de Salud: tales como certificados médicos, historias clínicas, resoluciones para ejercer la profesión en salud, certificados de vacunas, etc. | Certificación expedida por Ministerio de Salud o Secretaría de Salud respectiva, en la que se encuentre registrado el profesional que emite el documento.
Los documentos deben ser avalados por la Secretaría de Salud respectiva en la que se encuentra registrado el profesional que emite el documento. |
Para conocer los requisitos para apostillar otros documentos, ingrese al sitio web de la Cancillería.
¿Cuánto cuesta apostillar documentos en Colombia?
- En Colombia: COP 31.000
- Territorio Euro y Cuba: 7 Euros
- Resto del Mundo: USD 10
Recuerde que la apostilla se expide por documento, no por página. Por tanto, si tiene 3 documentos que sumen 10 páginas, debe pagar COP 93.000.
¿Dónde apostillar documentos de Venezuela u otro país?
El Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia solo apostilla documentos expedidos por entidades colombianas, los documentos expedidos en otro país no se apostillan en Colombia.
Para apostillar documentos venezolanos debe dirigirse al sitio web del Ministerio de Relaciones Exteriores de Venezuela.
¿Qué se realiza primero, la traducción o la apostilla del documento?
De acuerdo con el artículo 6 de la Resolución 1959 de 2020 sobre traducciones oficiales que surten efectos legales en el exterior:
- Primero se debe realizar la traducción del documento.
- Luego, se debe autenticar la firma del traductor ante un Notario Público.
- Por último, se tramita la solicitud de apostilla.
En algunos casos no se requiere la autenticación de la firma del traductor, esto dependerá del tipo de trámite que se realiza.
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