La apostilla es un certificado que verifica la autenticidad de un documento para que sea reconocido en países que forman parte del Convenio de La Haya (1961). Gracias a este tratado, no es necesario un trámite adicional en consulados o embajadas.
Ejemplo práctico
Si un colombiano desea presentar su diploma en España, Francia o Estados Unidos, debe apostillarlo. Dado que estos países hacen parte del convenio, el proceso es más sencillo y rápido.
¿Qué es la legalización y cuándo se requiere?
Cuando un documento debe surtir efectos en un país que no pertenece al Convenio de La Haya, es obligatorio legalizarlo. Este procedimiento requiere una certificación adicional por parte de la embajada o consulado del país de destino.
Ejemplo práctico
Si un colombiano quiere validar su título en Canadá o Emiratos Árabes Unidos, deberá legalizarlo. Como estos países no están adheridos al convenio, el documento necesita un proceso de autenticación más complejo.
Documentos que requieren apostilla o legalización
Dependiendo del trámite que se realice en el exterior, algunos documentos deben ser apostillados o legalizados. A continuación, se presentan los más frecuentes:
Documentos civiles
- Registro de nacimiento
- Registro de matrimonio
- Registro de defunción
Documentos académicos
- Diplomas y títulos universitarios
- Certificados de notas
- Actas de grado
Documentos comerciales y empresariales
- Certificados de Cámara de Comercio
- Contratos y poderes notariales
- Facturas y documentos de exportación
Otros documentos
- Antecedentes judiciales
- Certificaciones médicas
- Cartas laborales
Nota: Si el documento está en un idioma diferente al español, debe ser traducido por un traductor oficial antes de iniciar el trámite de apostilla o legalización.
PASO A PASO PARA APOSTILLAR O LEGALIZAR UN DOCUMENTO EN COLOMBIA
En Colombia, el proceso se realiza de manera 100% virtual a través del Ministerio de Relaciones Exteriores. A continuación, se explica cómo hacerlo:
Preparación del documento
Antes de iniciar el trámite, es fundamental asegurarse de que el documento:
- Se encuentre en buen estado, sin tachones ni enmendaduras.
- Esté firmado y sellado por la autoridad competente.
- Haya sido traducido oficialmente si está en otro idioma.
Ingreso a la plataforma oficial
Para realizar el proceso, es necesario acceder al portal de la Cancillería de Colombia (www.cancilleria.gov.co).
Carga del documento y pago del trámite
- Después de ingresar a la plataforma, debe:
- Subir el documento en formato PDF.
- Completar los datos requeridos.
- Realizar el pago del trámite:
- Apostilla: COP 36.000
- Legalización: COP 25.000
Descarga del documento apostillado o legalizado
Una vez aprobado, el documento llegará por correo electrónico en un plazo de 1 a 3 días hábiles. En casos excepcionales, puede tardar hasta 10 días hábiles.
Errores Comunes al Apostillar o Legalizar un Documento
- Para evitar contratiempos, es importante conocer los errores más frecuentes y cómo solucionarlos:
- Elegir el trámite equivocado. Antes de iniciar el proceso, se debe verificar si el país de destino requiere apostilla o legalización.
- No traducir el documento antes de apostillarlo. Cuando un documento está en español y debe presentarse en otro idioma, es imprescindible realizar una traducción oficial.
- Usar documentos con errores. Firmas ilegibles, información incompleta o datos incorrectos pueden ocasionar el rechazo del trámite.
- No revisar la vigencia del trámite. Algunos países exigen que el documento haya sido apostillado o legalizado en los últimos 3 a 6 meses.
Preguntas Frecuentes sobre Apostilla y Legalización
- ¿Cuánto tiempo tarda el trámite?
El tiempo estimado es de 1 a 3 días hábiles, aunque en temporadas de alta demanda puede extenderse hasta 10 días hábiles.
- ¿Puedo hacer el trámite presencial?
No, en Colombia el proceso se realiza exclusivamente en línea a través del portal de la Cancillería.
- ¿Debo traducir el documento antes o después de apostillarlo?
La traducción debe realizarse antes, de modo que la traducción oficial también sea apostillada o legalizada.
- ¿Cómo verificar el estado del trámite?
Es posible consultar el estado del documento en el sitio web de la Cancillería de Colombia.
- ¿Dónde Conseguir una Traducción Oficial?
Si su documento está en otro idioma, necesita una traducción oficial antes de la apostilla o legalización.
- ¿Cómo elegir un traductor oficial?
Debe estar registrado en el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia.
Debe contar con experiencia en documentos legales y académicos.
Su traducción debe incluir firma y sello oficial.
En Pantoglot, contamos con traductores oficiales certificados que garantizan traducciones precisas y válidas internacionalmente.
Conclusión
Apostillar o legalizar documentos en Colombia es un proceso sencillo cuando se siguen los pasos adecuados. Para evitar retrasos, es importante determinar si el país de destino requiere apostilla o legalización y asegurarse de que el documento esté correctamente traducido.
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