¿Cómo apostillar y legalizar documentos en Colombia?

¿Está aplicando a una beca de estudio en el exterior? ¿Está validando su matrimonio en Colombia ante una entidad en otro país? ¿Está exportando productos? En estos casos es muy probable que le hayan solicitado la traducción y apostilla o legalización de su diploma o certificado de estudio, del registro civil de matrimonio y del Certificado de Venta Libre.

Para que su trámite sea aprobado es imprescindible que la traducción y los procesos de apostilla y legalización se realicen de forma correcta y sin retraso, por eso recopilamos en este artículo las preguntas más comunes sobre cómo y en dónde apostillar y legalizar documentos en Colombia.

Encuentre los siguientes temas:

• • Qué es apostillar y legalizar
  • Para qué sirve la apostilla y la legalización
  • ¿Qué trámite requiere, apostilla o legalización?
  • Qué documentos se deben apostillar o legalizar
  • Dónde se apostilla y/o legaliza un documento
  • Cómo solicitar una apostilla o legalización
  • ¿Qué se requiere para apostillar/legalizar un documento?
    •   Requisitos específicos
    •   Requisitos técnicos
  • ¿Cuánto se demora la solicitud de apostilla/legalización?

• ¿Qué se realiza primero, la traducción o la apostilla/legalización del documento?
• ¿Cuánto cuesta la apostilla y/o legalización?

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Qué es apostillar y legalizar

Apostillar y legalizar documentos son procesos que consisten en “certificar la autenticidad de la firma de un servidor público en ejercicio de sus funciones y la calidad en que el signatario haya actuado, la cual deberá estar registrada ante el Ministerio de Relaciones Exteriores”.

La apostilla y legalización físicamente consisten en una hoja que se agrega a los documentos que la autoridad competente estampa sobre una copia del documento público.

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Para qué sirve la apostilla y la legalización

La función de la apostilla y legalización es que el documento surta plenos efectos legales en un país extranjero, es decir, que un documento emitido en Colombia sea válido en otro país o viceversa.

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¿Qué trámite requiere, apostilla o legalización?

El trámite que debe realizar depende del Convenio al que pertenece el país de destino de sus documentos; si el país hace parte del Convenio de la Haya requiere una apostilla (o apostille) y si el país hace parte del Convenio de Viena, requiere una legalización.

Algunos de los países que hacen parte del Convenio de la Haya son Alemania, Brasil, China, Estados Unidos, Francia e Italia (consulte la lista completa de países).

Algunos de los países que hacen parte del Convenio de Viena son Canadá, Cuba, Egipto y Taiwán (consulte la lista completa de países).

Lo anterior quiere decir que, si es un estudiante colombiano que está aplicando para una beca en Estados Unidos y la universidad le solicita su diploma, certificados de notas y otros documentos, debe traducirlos y apostillarlos para que tengan validez en dicho país, pero si aplica para una universidad en Canadá, entonces debe legalizarlos. En realidad, el proceso en ambos casos es el mismo y es bastante sencillo (abajo daremos más detalles).

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Qué documentos se deben apostillar o legalizar

A continuación, encuentre una lista de documentos de carácter civil, de educación, de carácter religioso y otros, que pueden requerir apostilla o legalización de acuerdo con el sitio web del Ministerio de Relaciones Exteriores (también conocido como Cancillería).

Documentos de carácter civil

• Registros civiles expedidos por Registraduría Distrital, Municipal, Especial, Auxiliar, Corregidores o Inspecciones de Policía
• Registros civiles expedidos por Notarias
• Escrituras
• Cédula de Ciudadanía
• Tarjeta de Identidad
• Cédula de extranjería
• Pasaporte convencional sin lectura mecánica
• Contraseña
• Comprobante documento en trámite

Documentos de educación

• Contenidos programáticos
• Certificados de Estudio
• Diplomas
• Actas de grado
• Diplomas de honor
• Constancias de estudio
• Constancias de matrícula
• Constancia existencia establecimiento educativo
• Certificado de programa
• Programas académicos
• Planes de Estudio
• Certificado de Existencia y Representación Legal y Certificado de Programa
• Documentos del Centro de Estudios Aeronáuticos (CEA).
• Tarjetas profesionales
• Documentos expedidos por el ICFES
• Certificados y actas de grado del SENA
• Documentos expedidos por el ICETEX
• Documentos de diplomados, seminarios, talleres y cursos

Documentos de carácter religioso

• Documentos eclesiásticos expedidos dentro y fuera de Bogotá
• Personería Jurídica de otros credos o cultos reconocidos por el Estado
• Otros documentos de credos o cultos reconocidos por el Estado

Otro tipo de documentos

• Cartas o Certificados de Residencia expedidas dentro y fuera de Bogotá
• Documentos expedidos por Defensores de Familia
• Documentos expedidos por Comisarios de Familia dentro y fuera de Bogotá
• Documentos de Salud como: certificados médicos, historias clínicas, resoluciones para ejercer la profesión en salud, certificados de vacunas, etc.
• Documentos firmados por jueces
• Libreta Militar (Fuerzas Militares)
• Certificado de Antecedentes Disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la Nación
• Certificado de Antecedentes de Responsabilidad Fiscal que expide la Contraloría General de la República
• Certificado de Antecedentes Judiciales para extranjeros
• Licencia de conducción, licencia de tránsito (Tarjeta de propiedad) y documentos derivados de la consulta de la base de datos del Registro Único Nacional de Tránsito (RUNT).
• Libros, Fotografías, Artículos
• Publicidad: Folletos, Boletines, Catálogos, Revistas, Presentaciones, Avisos.
• Consultas de Páginas Web (tiquetes, reservas, itinerario, transferencia bancaria)
• Correos o Mensajes electrónicos
• Carnés en general
• Recibos: Servicios públicos, Pago de Impuestos (a excepción de la DIAN), Recibos de Transferencias.
• Documentos privados
• Documentos expedidos por Centros de Conciliación
• Documentos expedidos por Cámaras de Comercio
• Certificado de tradición y libertad
• Documentos expedidos por cabildos o resguardos indígenas
• Copias de leyes, decretos, diario oficial o normatividad colombiana.
• Documentos expedidos por Misiones acreditadas en Colombia

Documentos electrónicos

• Certificado de antecedentes judiciales
• Documentos INVIMA
  •    Certificado de venta libre
  •    Notificación sanitaria obligatoria
  •    Certificado inspección sanitaria
  •    Certificado de Autorización de comercialización
  •    Certificado de Requiere / No requiere Registro Sanitario
  •    Certificado de Comercialización
  •    Certificado Exportación
  •    Certificación Información de Etiquetas
  •    Certificados de OMS

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Dónde se apostilla y/o legaliza un documento en Colombia

Este trámite se hace por internet a través del sitio web del Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia; dicho Ministerio es la única autoridad competente para expedir la apostilla y la legalización de documentos.

A través de este servicio puede realizar la solicitud del trámite que desea, adjuntar los documentos y realizar el pago; posteriormente recibirá en su correo electrónico la apostilla o legalización de su documento.

Puede realizar la solicitud del trámite cualquier día de la semana y a cualquier hora.

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Cómo solicitar una apostilla o legalización

1.  Ingrese al sitio web de la Cancillería

2.  En el menú principal, haga clic en la pestaña Trámites y servicios.

3.  A continuación, en la lista que se despliega, haga clic en la opción Apostilla y legalización en línea.

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4.  Luego, haga clic en el banner que dice “Haga su apostilla o legalización desde su casa u oficina”.

banner apostilla y legalización en línea desde su casa u oficina

5.  Se abrirá una nueva página, en la cual debe seleccionar el tipo de documento para el cual va a solicitar la apostilla/legalización; hay dos opciones:

a. Documentos digitalizados:

i.  Documento con fines mercantiles o aduaneros

ii. Otros documentos (por ejemplo, registros civiles o diplomas)

b. Documentos electrónicos (por ejemplo, Certificado de antecedentes judiciales)

6.  Acepte el tratamiento de datos y haga clic en Continuar

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7.  Complete los datos que la página le solicite en las siguientes 5 secciones:

8.  Tras finalizar todas las secciones debe esperar la respuesta a su trámite, la cual será notificada al correo que haya registrado; también puede conocer el estado del trámite en esta página.

9.  Cuando reciba la respuesta al trámite revise los datos y proceda con el pago. Tenga en cuenta que el número de pago vence el mismo día.

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¿Qué se requiere para apostillar/legalizar un documento?

Todos los documentos “deben contener nombre, cargo, entidad, fecha y firma manuscrita de un servidor público o de un particular en ejercicio de funciones públicas.” Dicha firma debe estar registrada ante el Ministerio de Relaciones Exteriores.

También existen requisitos específicos, según el documento, y requisitos técnicos de la plataforma web:

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Requisitos específicos para apostillar/legalizar documentos

Estos son los requisitos para solicitar la apostilla/legalización de los documentos más comunes:

Para conocer el requisito para otros documentos, ingrese al sitio web de la Cancillería.

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Requisitos técnicos para apostillar/legalizar documentos

• • Digitalizar el documento en su totalidad (la página completa o ambas caras)
  • La digitalización de los documentos debe ser totalmente clara y legible, sin tachones
  • Digitalizar cada documento en archivos separados (por ejemplo, el diploma en un archivo, el certificado de notas, en otro archivo; el acta de grado, en otro archivo)
  • Los archivos enviados deben ser formato PDF
  • Los archivos no deben superar los 11 MB de peso
  • Puede cargar máximo 10 archivos

Si no cumple con alguno de los requisitos mencionados, su solicitud de apostilla/legalización podría ser rechazada.

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¿Cuánto se demora el trámite de apostilla/legalización?

De acuerdo con el sitio web de la Cancillería, la respuesta a la solicitud de apostilla/legalización puede tomar máximo 3 días.

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¿Qué se realiza primero, la traducción o la apostilla/legalización del documento?

De acuerdo con el artículo 6 de la Resolución 1959 de 2020 sobre traducciones oficiales que surten efectos legales en el exterior:

• • Primero se debe realizar la traducción del documento.
  • Luego, se debe autenticar la firma del traductor ante un Notario Público.
  • Por último, se tramita la solicitud de apostilla y/o legalización.

En algunos casos no se requiere la autenticación de la firma del traductor, esto dependerá del tipo de trámite que se realiza.

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¿Cuánto cuesta la apostilla y/o legalización en Colombia?

Costo de apostilla:

• En Colombia: COP 31.000
• Territorio Euro y Cuba: 7 Euros
• Resto del Mundo: USD 10

Costo de legalización:

• En Colombia: COP 21.000
• Territorio Euro y Cuba: 7 Euros
• Resto del Mundo: USD 9

Recuerde que la apostilla/legalización se expiden por documento, no por página. Por tanto, si tiene 3 documentos que sumen 10 páginas, debe pagar el COP 93.000 si se trata de apostilla o COP 63.000 si se trata de legalización.

La información en este artículo ha sido tomada del sitio web de la Cancillería.

En Pantoglot contamos con traductores oficiales y no oficiales en Bogotá y en otras ciudades de Colombia con experiencia en diferentes campos de estudio y disponibles en distintos idiomas. Si desea recibir la cotización de la traducción de un documento, haga clic aquí.

Autor: Paula Forero