POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

 

  1. INTRODUCCIÓN

 

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, que regula la protección de datos personales en Colombia, Pantoglot Ltda. (en adelante, «Pantoglot») adopta la presente política con el fin de garantizar la correcta gestión de los datos personales de sus clientes, empleados, proveedores y terceros con los que se relaciona. Esta política establece los lineamientos bajo los cuales Pantoglot trata los datos personales que son recolectados, usados, almacenados y eliminados.

 

  1. DEFINICIONES

 

  • Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural.
  • Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y su tratamiento, en este caso, Pantoglot.
  • Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.

 

  1. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

Pantoglot recolecta, almacena, usa y trata los datos personales con los siguientes propósitos:

 

  • Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la compañía en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular de la información.
  • Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos servicios.
  • Gestionar incidentes
  • Suministrar información de contacto a la fuerza comercial para el desarrollo de actividades de ese tipo (investigación de mercados, telemercadeo, envío de propuestas comerciales, cotizaciones, facturas, noticias y de campañas de fidelización o mejoras del servicio).
  • Contactar al Titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual.
  • Adelantar las acciones de cobro y de recuperación de cartera, en casos pertinentes.
  • Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por Pantoglot Ltda. con el Titular de la información, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o según lo disponga la ley, en el caso de los empleados.
  • Ofrecer programas de bienestar corporativo y planificar actividades empresariales, para el Titular y sus beneficiarios (hijos, cónyuge, compañero permanente), en el caso de los empleados.

 

  1. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

 

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, los titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:

 

  • Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
  • Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
  • Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles.
  • Ser informado por la Compañía, previa solicitud, respecto al uso que le ha dado a sus datos personales

 

  1. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS RECLAMOS Y FELICITACIONES.

 

El área de mercadeo está a cargo de dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos. En conformidad con las normas para el ejercicio del derecho de Habeas Data, presentamos el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos.

Los canales dispuestos para recibir y atender las peticiones, consultas, reclamos y felicitaciones son los siguientes:

 

  • Comunicación enviada a la oficina ubicada en la Calle 60 A No. 5 54 oficina 202, en Bogotá, Colombia
  • Comunicación telefónica: +57 (601) 248 9143 – 248 9143
  • Comunicación enviada al correo mercadeo@pantoglot.com

 

Sin embargo, reconocemos que el hecho de que el Titular de información no envíe su solicitud (petición, consulta o reclamo) por el canal aquí indicado, sino por otros medios como correo electrónico de un área distinta a la directa encargada o por vía telefónica, no exime al responsable del tratamiento de resolverla.

Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información:

 

  • Nombre completo y apellidos.
  • Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto)
  • Medios para recibir respuesta a su solicitud.
  • Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información)
  • Firma (si aplica) y número de identificación.

 

El término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de recibida su solicitud. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, Pantoglot Ltda. informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

  1. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

 

Pantoglot garantiza la adopción de las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para proteger los datos personales frente a pérdida, uso no autorizado, acceso indebido o adulteración. Estas medidas incluyen:

 

  • Control de acceso.
  • Backups
  • Gestión soporte, fallas en aplicaciones.
  • Gestión seguridad en la red.
  • Privacidad y protección de información de datos personales.

 

  1. ALMACENAMIENTO Y ELIMINACIÓN DE DATOS PERSONALES

 

La información que Pantoglot recopila incluye datos como nombre, dirección (solo en el caso de empleados), correo electrónico y teléfono, así como datos que el Titular del dato suministra en nuestro sitio web en el registro para recibir una cotización o una de nuestras guías gratuitas, por medio telefónico, en persona, o que son recolectados a través de información pública que reposa en sitios web o en bases de datos de terceros que han obtenido autorización para compartir dicha información.

 

Una vez suministrados sus datos personales, estos son almacenados en la base de datos pertinente. Pantoglot, en su Política Informática, establece todos los lineamientos para garantizar la seguridad de las bases de datos que posee.

 

Pantoglot almacena los datos personales y documentos de clientes, proveedores y empleados en las siguientes plataformas:

 

  • Plunet: plataforma especializada en gestión de proyectos de traducción e interpretación, donde se alojan datos de clientes, proveedores y empleados. El sistema está protegido por antivirus y se realizan respaldos constantes para garantizar la seguridad de la información.
  • CRM Interno: conectado a un servidor de propiedad de Pantoglot, que también se utiliza para almacenar información de prospectos y clientes. El sistema está protegido por antivirus y se realizan respaldos constantes para garantizar la seguridad de la información.

 

Adicionalmente, los documentos relacionados con los proyectos tienen los siguientes tiempos de almacenamiento:

 

  • Documentos adjuntos por el cliente: Serán almacenados en el CRM y en el Software de gestión de proyectos Plunet. Los documentos enviados en el proceso de cotización serán almacenados por un período de tres (3) meses, tras lo cual serán eliminados automáticamente.
  • Documentos enviados por Pantoglot al cliente: Serán archivados durante seis (6) meses, tanto en formato digital como físico. El cliente puede solicitar la destrucción inmediata de estos documentos; sin embargo, deberá tener en cuenta que, si en el futuro requiere una copia, deberá iniciar un nuevo proceso de traducción, ya que los archivos habrán sido eliminados completamente.

 

  1. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS

 

Pantoglot podrá compartir los datos personales recolectados con terceros (auditorías, entidades del Estado, entre otros), siempre que sea necesario para cumplir con obligaciones legales o contractuales. En todos los casos, la transferencia de datos se hará bajo estrictos acuerdos de confidencialidad.

 

  1. COOKIES

 

Pantoglot usa cookies de terceros para analizar tendencias, administrar el sitio web, realizar un seguimiento de los movimientos de los usuarios en el sitio web y recopilar información demográfica acerca de nuestra base de usuarios en general.

 

Pantoglot hace seguimiento de las páginas que el usuario visita dentro de Pantoglot para determinar qué secciones del sitio web son las más usadas. Estos datos se usan para ofrecer contenido personalizado.

 

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  1. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

Pantoglot se reserva el derecho de modificar esta política en cualquier momento. Las modificaciones serán comunicadas oportunamente a los titulares a través de los canales habituales.

 

  1. VIGENCIA DE LA POLÍTICA

 

La presente política está vigente a partir del 1 de febrero de 2018. y será actualizada periódicamente según las necesidades de la empresa y los cambios normativos aplicables.